회의 시간 줄이는 법

회의 시간을 왜 줄여야 할까요?
회의때문에 정작 해야 할 다른 업무를 못한다고요?
그래서 많은 회사에서 여러가지 규칙을 도입합니다.

1.회의 시간 제한 정하기 : 무조건 1시간에 내에 끝낸다.
2.서서 회의한다 : 다리 아파서 사람들이 집중해서 빨리 끝내려고 노력하게 한다.
3.회의 의제를 A4 한페이지에 요약해 온다 : 회의가 산으로 가지않고 주제에만 집중하게 한다

이런 방법을 쓰곤합니다.

그런데 생각해보세요.
저런 방법을 써서 회의를 일찍 끝내고 시간을 줄이려 한다면 굳이 회의를 왜 할까요?
안하면 되지요.

중요한 것은 회의 시간을 줄이는 것이 아니라 회의의 질을 높이는 것입니다.
회사에서 회의는 중요합니다.
공동의 가치 창출을 위해 그것에 얽힌 가치사슬들 간에 의견을 교환하는 자리입니다.
회의가 아니라면 언제 타부서와 만나서 자유롭게 이야기하고 토론할까요?
회의는 협력의 장, 아이디어창출의 장입니다.

회의 시간을 줄이는 것, 횟수를 줄이는 것이 중요한 것이 아니라 회의에서 좋은 결과를 도출하려면
어떻게 할까를 고민해야합니다.

1.회의 의제를 미리 배포하고 각 참석자마다 고민해올 주제를 미리 공지하는 것이 중요합니다.
그래야 회의 시작하자마자 바로 본론에 들어갈 수 있습니다.
2.회의하는 목적을 명확히 공유하고 회의를 통해 도출된 결과가 우리회사 궁극의 목적에 어떤 영향을
미치는지 알리는 것이 중요합니다.
3.꼭 필요한 참석자에게만 연락해야 합니다.
4.도출된 결과를 실행할 데드라인과 책임자를 명확히 하고 체크합니다. 그리고 실행한 결과를 중간중간
회의 참석자들에게 알릴 의무를 부여합니다.

회의에서 도출된 결과가 좋으면 회의시간은 길어도 전혀 문제가 없습니다.
합의와 아이디어 도출이 어렵지 그것만 되다면 실행은 한결 쉽기때문입니다.
조직이 비효율적인 것은 정작 중요한 목표에 집중하지 않기 때문입니다.
기억하세요
회의시간을 줄이는 것이 중요한 것이 아니라 좋은 결과 도출이 중요하다는 것을요.
협력이 중요하다고 하면서 애궂은 회의한테 왜 자꾸 뭐라고 하나요?